Séminaire d’entreprise, journée d’équipe, réunion ou team building : organiser un événement professionnel demande de penser à beaucoup de choses. Lieu, hébergement, restauration, activités, déplacements… Voici les principaux points à anticiper pour construire un séminaire qui corresponde vraiment à votre équipe.

Organiser un séminaire, ce n’est pas simplement trouver un joli lieu et réserver une salle.

Il faut réussir à faire fonctionner ensemble les temps de travail, les repas, les activités, l’hébergement et les déplacements, tout en tenant compte des attentes des participants et du budget de l’entreprise.

Le Morbihan offre justement de nombreuses possibilités pour combiner travail et moments de convivialité, avec des lieux de réunion, des hébergements et de nombreuses activités pour les groupes professionnels.

Mais par où commencer ?

1. Commencez par définir l’objectif de votre séminaire

Avant de chercher un lieu ou une activité, posez-vous une question simple :

Pourquoi organisez-vous ce séminaire ?

Est-ce pour :

• réunir une équipe qui travaille habituellement à distance ?
• renforcer la cohésion ?
• intégrer de nouveaux collaborateurs ?
• faire le bilan d’une année ?
• travailler sur un nouveau projet ?
• remercier ou récompenser vos équipes ?

L’objectif va directement influencer le programme. Une journée destinée à travailler sur la stratégie de l’entreprise ne sera pas construite de la même manière qu’un séminaire de cohésion ou une journée incentive.

Notre conseil : commencez par l’expérience que vous souhaitez faire vivre à votre équipe, puis construisez le programme autour de celle-ci.

2. Choisissez un territoire qui facilite l’organisation

C’est un point auquel on pense parfois trop tard : les déplacements prennent du temps. Si votre groupe doit rejoindre un hôtel, puis prendre un car pour aller déjeuner, puis repartir pour une activité avant de revenir en salle de réunion, une partie importante de la journée se passe finalement dans les transports.

À l’inverse, choisir un territoire où les différents temps forts sont proches les uns des autres permet de fluidifier le programme. C’est notamment l’un des atouts de la Presqu’île de Rhuys : hébergement, restauration, activités, lieux de réunion et loisirs peuvent être combinés sur un même territoire.

Moins de temps dans les transports, c’est aussi plus de temps pour votre équipe.

3. Pensez à l’hébergement et aux temps de travail ensemble

Si votre événement dure plusieurs jours, le choix de l’hébergement devient évidemment central. Mais il ne faut pas regarder uniquement le nombre de chambres disponibles.

Posez-vous aussi les questions suivantes :

• Où le groupe va-t-il se réunir ?
• Peut-on travailler dans de bonnes conditions ?
• Où les repas seront-ils pris ?
• Quelles activités sont accessibles facilement ?
• Comment les participants vont-ils se déplacer ?

L’intérêt est de chercher une cohérence entre les différents lieux, plutôt que de réserver chaque élément séparément.

4. Choisissez les activités en fonction de votre équipe

C’est souvent la partie la plus amusante… mais pas forcément celle par laquelle il faut commencer. Paddle, vélo, activité nautique, découverte du territoire, challenge, gastronomie, nature… les possibilités sont nombreuses dans le Morbihan.

Mais une activité qui fonctionne très bien avec une équipe de 15 personnes peut être moins adaptée à un groupe de 80.
Avant de choisir, pensez à :

La taille du groupe
Une activité doit pouvoir accueillir tout le monde dans de bonnes conditions.

Les profils des participants
Tout le monde n’a pas envie de relever un challenge sportif.

L’objectif de votre journée
Cherchez-vous à créer de la compétition, favoriser les échanges ou simplement partager un moment différent ?

La saison et la météo
Une activité extérieure doit toujours avoir une alternative lorsque cela est nécessaire.

L’objectif n’est donc pas forcément de trouver l’activité la plus originale, mais celle qui correspond le mieux à votre équipe.

5. N’oubliez pas les moments entre les activités

Un programme trop rempli peut finalement produire l’effet inverse de celui recherché.

Une journée d’équipe a aussi besoin de temps pour :
☕ prendre un café ensemble
🍴 déjeuner tranquillement
💬 échanger entre collègues
🌿 souffler quelques minutes
🤝 simplement profiter du moment

Ces temps informels sont souvent ceux qui permettent aux participants de se parler autrement que dans le cadre habituel du travail.

Construire un bon programme, c’est donc aussi savoir laisser de la place à l’imprévu et aux échanges.

6. Et si vous n’aviez pas à coordonner chaque prestataire séparément ?

C’est précisément là qu’un réseau de professionnels peut avoir son intérêt.

Lorsque l’hébergement, la restauration, les activités et les lieux de réunion sont proposés par des professionnels qui travaillent sur le même territoire, il devient plus simple de construire un programme cohérent. C’est le principe d’Escale en Presqu’île.

Le réseau rassemble des professionnels de la Presqu’île de Rhuys afin de proposer aux entreprises et aux groupes des solutions complémentaires, au même endroit.

Il ne s’agit pas de proposer un programme identique à toutes les entreprises. Certaines auront besoin d’une journée très orientée travail, d’autres privilégieront la cohésion ou la découverte. Certaines rechercheront une activité nautique, d’autres une expérience plus calme. Le programme peut être construit en fonction du groupe, de ses objectifs et de ses envies.